Skip Navigation LinksStart  |  Referenser  |  Utbildning  |  Övriga  |  Elmia

Elmia

Elmia och krishantering
- Att öva kris på riktigt ger djupare insikter
Trots att säkerhetstänkandet är högt hos Elmia i Jönköping och trots att man övar krisplanering kontinuerligt, så gav Utvägens krisövning både höjd puls och givande insikter i hur man ytterligare kan förbättra krismedvetenheten.

Elmia mäss- och konferensanläggning i Jönköping har ett stort ansvar när det gäller säkerhetsfrågor. 400 000 besökare till ett 25-tal egna mässor och
ett stort antal evenemang varje år, 34 000 kvm mässområde, ett tjogotal konferensrum och en konserthall för 1 000 besökare, säger något om vad det handlar om.

LÅNGT SAMARBETE
Elmia har anlitat Utvägen Jönköping i snart tio år. Utvägen har levererat utrymningsplaner, efterlysande skyltar och linjer för uppmärkning av utrymningsvägar och genomfört systematiskt brandskyddsarbete, SUBK.
Tidigt i våras fick informationschefen Linda von Essen-Sylvén och Per Nordh på Utvägen kontakt angående krisplanering.
– Vi hade en krisgrupp som träffades varje år och gick igenom roller, uppdelning och diskuterade i teorin vilka tänkbara scenarier som kunde inträffa samt hur vi skulle hantera det. Så föddes idén att genomföra en praktisk övning för att testa organisationen, berättar Linda von Essen Sylvén.

KRISSPEL
Utvägen genomförde en två timmars övning, där olika krissituationer utspelades. Utvägens representanter spelade olika roller, som räddningstjänst, polis, media, utställare, besökare och så vidare.
Krisledningen på Elmia satt i ett rum och tog emot telefonsamtal från dessa aktörer och fick agera
därefter. Allt eftersom spelet pågick ändrades förutsättningarna och nya saker inträffade.

FÖRHÖJD PULS
– Det hela var mycket realistiskt och vi fick alla förhöjd puls och blev alldeles svettiga innan övningen var slut, säger Linda von Essen Sylvén. Det var oerhört nyttigt. Vi ville leva oss in i en tänkbar situation
för att testa och se vad vi var bra på och vad vi kunde förbättra. Och det fungerade mycket bra. Efteråt gjorde man en utvärdering och genomgång med övningen som utgångspunkt.
– Det var verkligen en aha-upplevelse. Vi fick tänka på ett annat sätt och det var mycket nyttigt. Det här kan man inte komma fram till på annat sätt. Det var förresten så verkligt att man trodde det var på riktigt under övningen, säger Linda von
Essen Sylvén.

Efter övningen har Elmia tillsammans med Utvägen upprättat en ny krisplan och genomfört en rad förbättringar.
Bland annat har de gjort om sin krisgrupp något, där rollfördelningen blivit annorlunda.
Vid en kris byter alla i gruppen ut Sim-kortet i sina mobiltelefoner mot ett krisnummer, för att slippa bli störda av andra samtal. Telefonväxeln har fått nya direktiv hur samtalen ska dirigeras och hanteras.

JOBBA OSTÖRT VIKTIGT
– Det är viktigt att krisgruppen kan jobba ostört. Många frågor som kommer utifrån kan andra ta hand om. Som informationschef har jag ansvar för alla mediakontakter. Personalchefen har hand om informationen till de anställda, och så vidare, berättar Linda von Essen Sylvén.
Man har även gjort ett schema för ersättare i krisgruppen. En kris kan ju pågå länge och gruppen måste bytas av med friska krafter.
– Här är det viktigt att allt dokumenteras. Dels för oss själva, så vi vet vad som har gjorts så vi kan bocka av, dels för de som avlöser oss. För det här ändamålet har vi färdiga checklistor som hjälper oss, säger Linda von Essen Sylvén.

FÖREBYGGANDE ARBETE
Riskerna med en så stor anläggning som Elmia är, är många. Det kan vara bombhot, olyckor, terroristattacker, brand, med mera. Och med tiden förändras hotbilden.
– Det viktigaste är förstås människorna. Vi har ett enormt ansvar för våra utställare och besökare. De måste känna sig 100 procent trygga med oss och det vet vi att de gör nu. Vi arbetar mest förebyggande. Vår verksamhet är oerhört viktig.
Mycket pengar är i omlopp och ett ”driftstopp” skulle bli förödande.
– I framtiden kommer vi att fortsätta den årliga avstämningen. Vi kommer att benchmarka med andra företag, stämma av med kommunen, räddningstjänsten etc. Om
krisgruppens medlemmar förändras kommer vi köra en praktisk övning igen, det är det bästa sättet att lära sig, avslutar
Linda von Essen Sylvén